Bien présenter des documents avec Word et Open Office

NB : ce document a été écrit avec des versions antérieures des deux logiciels (2000 pour Word), l'apparence des fenêtres a changé depuis et les styles sont directement accessibles du volet Office du même nom avec Word, mais le principe reste le même.

Quelques règles à respecter

Des guillemets français

Des lettres accentuées

Surveiller les espacements entre mots

Les normes et les espaces

Pour gagner du temps et en qualité de présentation

 

Quelques règles à respecter

Ne pas mélanger les caractères : pas plus de deux polices différentes. Une pour les titres, une pour le reste du texte, quoique, opter pour une seule police de caractères soit tout aussi bien. Pour mettre en relief le texte, vous disposez des fonctions italique et gras qui suffisent amplement.

Pour espacer vos paragraphes, plutôt que d'appuyer sur la touche Entrée du clavier, préférez les options de formatage proposées par les logiciels.

Word : menu Format/Paragraphe

Onglet Espacement, indiquez une valeur avant et/ou après. Vous pouvez soit sélectionner des valeurs proposées par le logiciel, elles vont de six en six points, soit entrer vous-même le nombre de points désirés pour avoir un espacement inter paragraphe de 3 points par exemple si vous désirez avoir une liste à puces aérée, mais pas trop. Pour mémoire, le point représente : 0,035 cm.

Open Office : menu Format/Paragraphe

Onglet Écart, indiquez une valeur en haut et/ou en bas. Si vous avez sélectionné le centimètre comme unité de mesure (plus pratique que le point), Open Office, automatiquement propose des valeurs de 0,10 cm en 0,10 cm. Mais vous pouvez entrer votre propre valeur.

N'oubliez pas que les espaces (écarts) après un paragraphe s'additionnent, on n'y pense pas toujours et donc on introduit un 12 comme espace avant, puis 12 après, et on obtient un grand blanc de deux fois la valeur (24 points ici).

L'intérêt de la procédure ? Vous maîtrisez mieux l'espace entre paragraphe et surtout beaucoup plus finement qu'en utilisant la touche Entrée, et plus automatiquement puisque la mise en forme du paragraphe s'applique, sans autre réglage défini par vous, automatiquement au suivant.

Éviter les veuves et les orphelines (ce qui est d'ailleurs parfaitement louable)

Pendant que vous êtes dans le menu Format/Paragraphe, jetez un coup d'œil sur les Enchaînements. Les options :

• paragraphes solidaires vous éviteront d'avoir le titre d'une partie en fin de page, et le texte à la page suivante
• lignes veuves et orphelines : ces options empêchent qu'une première ligne d'un paragraphe se retrouve en bas de page le reste étant sur la page suivante, ou que la dernière ligne figure isolée en début de page.

Word possède, par défaut, l'option « Éviter veuves et orphelines » cochée. Open Office, non, mais le logiciel a prévu deux options différentes et vous permet de paramétrer le nombre de lignes à considérer comme veuves ou orphelines.

  Des guillemets français

Utilisez de présence les guillemets français : «» aux guillemets anglais : ".

Dans Word : Outils/Correction automatique/Lors de la frappe : Remplacer guillemets " par guillemets «».

Avec Open Office, il faut aller dans Outils/Auto-correction auto-format/Guillemets typographiques.

Ainsi lorsque vous utiliserez la touche : , les guillemets " se transformeront automatiquement en guillemets français. Ils se ferment aussi automatiquement ; enfin conformément aux règles de la typographie française, les deux traitements de texte introduisent automatiquement une espace insécable après le guillemet ouvrant et avant le guillemet fermant.

  Des lettres accentuées

Le clavier français ne comporte pas toutes les lettres de l'alphabet français, on n'y trouve donc ni majuscules accentuées, ni ç majuscule, ni œ. Et pourtant leur usage peut être primordial sur le sens du texte. Que signifie par exemple : SABLES SALES !

Que les sablés sont salés ? Que les mêmes biscuits sont sales (ils sont tombés par terre), ou, à l'attention des arénophiles par exemple, que les sables sont à nettoyer. Sans accent sur le E, comment le savoir ? Bon, d'accord, dans la « vraie » vie, l'endroit où est le panneau permet de comprendre immédiatement s'il s'agit de pâtisserie ou de sable.

Les deux traitements de texte, par le biais de la correction automatique, lorsqu'elle est activée, changent automatiquement les oe d'un mot contenu dans le dictionnaire en œ et les initiales de début de phrase en majuscule sauf si la phrase précédente est terminée d'un nombre. Pour les autres lettres, il faut taper (sur PC) des combinaisons de touches : maintenir la touche Alt enfoncée et taper avec le clavier numérique le code ASCII de la lettre. La lettre apparaîtra dès que vous relâcherez la touche Alt. Collez un petit mémo sur le moniteur de votre ordinateur ou sur le clavier. Au début vous y ferez référence, ensuite, vous les saurez par cœur et vous les ferez sans y penser, il y en a peu à retenir. Voici les principales :

 Surveiller les espacements entre mots

Affichez les caractères invisibles (ou masqués) : de la barre d'outils Standard de Word, ou la même icône de la barre d'instruments (à gauche de l'écran) d'Open Office. Avec ce dernier, il est hautement conseillé de paramétrer les options d'affichages des caractères masqués dans Outils/Options/Texte/Aide au formatage, cochez notamment la case Espaces.

 Les normes et les espaces

En français, on introduit une espace avant les doubles ponctuations, à savoir : deux points (:), point-virgule (;), points d'exclamation (!) et d'interrogation (?). Word les introduit automatiquement avant ces ponctuations. Néanmoins si vous désirez, les saisir vous-même, utilisez le raccourci clavier : Ctrl+Maj+espace. Le raccourci équivalent d'Open Office est Ctrl+espace.

Utilisez les espaces insécables pour éviter d'avoir un magnifique « : » trônant en début de ligne par exemple. Elles vous permettent aussi de ne pas couper les nombres en deux, ou d'avoir toujours le nom accolé à « M. ». Word et Open Office les affichent de façon différentes :

NB : en typographie, les espaces sont des noms féminins, et normalement l'on introduit une fine (espace plus réduit qu'une espace « normale ») avant les ponctuations hautes. Les traitements de texte ne l'ayant pas prévu, contentons-nous de l'espace insécable qui nous est proposée.

 Pour gagner du temps et en qualité de présentation

Utilisez les fonctions de styles prévues dans les deux logiciels, elles vous permettent non seulement de paramétrer la mise en forme des paragraphes, mais encore d'automatiser d'une certaine façon la mise en forme en indiquant le style du paragraphe venant après celui que vous paramétrez.

Dans Word : Format/Style/Nouveau (ou Modifier), puis dans la boîte de dialogue Nouveau style (ou Modifier le style), indiquez le Style suivant dans le champ prévu à cet effet.

Dans Open Office : Format/Styliste/Charger le catalogue, puis cliquer sur Nouveau ou Modifier. Sélectionnez le Style de suite.

Ainsi, après un titre, le texte passera automatiquement en texte normal par exemple, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.

Amusez-vous bien !

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19 avril 2005

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