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Des étiquettes de
publipostage avec WordCe tutoriel est valable pour les versions XP et 2003 (Windows) ainsi que pour 2004 (Mac). Concernant les versions PC sous Windows, les captures d'écran ont été prises avec Word 2003.
Le publipostage consiste à lier des données organisées en « champs ». Cela peut être du texte ou chaque type d'information est séparée par une tabulation par exemple, un fichier de contact Outlook ou Entourage ou encore un document réalisé avec un tableur ou un logiciel de base de données. Ici on a préféré travailler à partir d'un tableau Excel. Il s'agit tout bonnement des adresses des mairies d'arrondissement de Paris.
Pour voir les captures d'écrans, cliquer sur les vignettes cernées de bleu. Si vous utilisez Internet Explorer, vous devez autoriser les contenus bloqués.
Si
vous utilisez un
tableur, il est très nettement préférable de commencer le tableau de
données par la première cellule (donc en A1) et il faut donner des
intitulés
précis aux colonnes : nom, prénom etc.
NB : n'hésitez pas à multiplier les colonnes, cela ne donne pas plus de travail de saisie, mais cela vous permettra de faire des tris plus facilement. Par ailleurs, comme ici, on peut avoir plus de champs que ceux utilisés pour les étiquettes.
Il est préférable aussi de donner un nom parlant aux feuilles et de fermer le fichier Excel.
Dans Word, créez un nouveau
document, puis, allez dans le menu Outils/Lettre
et
publipostage/Fusion et publipostage, le volet Office : 
s'affiche à
droite.
Ici des étiquettes. Vous devez d'ailleurs les avoir à portée de main pour vérifier les dimensions.
À noter : une étiquette ça peut aussi bien être une fiche pour un badge nominatif.
Cliquez sur 
pour choisir la vôtre où
la paramétrer si le logiciel ne vous la propose pas. Dans ce dernier
cas,
cliquez sur le bouton Nouvelle
étiquette. Puis
sur Ok.
Et passez à
l'étape suivante.
Choisissez Utilisation d'une liste existante, puis cliquez sur Parcourir pour aller chercher votre fichier là où vous l'avez enregistré.
Pour vous facilier le travail,
en bas de la fenêtre 
sélectionnez Fichiers
Excel (.xls).
Vous ne verrez que ces derniers. Cliquez sur le fichier voulu. Excel
vous
demande ensuite de sélectionner une feuille, une seule à la fois. On
voit
tout de suite l'intérêt d'un nom clair pour chacune. Ici, on choisit la
feuille 
Surtout laissez cocher l'option « la première ligne de données contient les en-têtes de colonne ».
Quand vous cliqyez sur Ok, il se passe deux choses :
et
ceux de vos données.
Vérifiez que votre curseur est bien sur la première étiquette de la
page.
Word ouvre une première boîte de dialogue
qui vous demande
comment vous allez disposer les adresses (indication de la civilité ou
pas, le
prénom sans le nom etc.). Cliquez en bas sur 
pour
ouvrir la deuxième boîte
de dialogue. Ici, certains champs correspondaient déjà avec le bloc
d'adresse
du logiciel : nom, prénom, adresse, ville. Mais il a fallu faire
correspondre
Titre avec Civilité, Société avec Mairie et Code postal avec CP.
Cliquez sur Ok
de cette boîte de
dialogue, puis sur le même bouton de la boîte précédente. Vous revenez
à
votre document et vous voyez apparaître sur le première étiquette la
mention
:«AddressBlock
(BlocAdresse)». Un clic sur le bouton 
, et hop toutes
les étiquettes se
remplissent.
La première page d'étiquette s'affiche pour vous permettre de modifier ce qui ne va pas.
Word vous propose deux choix :imprimer (tout de suite) ou créer un nouveau document. Il est préférable dans tous les cas de faire ce nouveau fichier que vous pourrez encore amender si besoin, enregistrer et, de toute façon, imprimer. N'oubliez pas d'enregistrer aussi la page que vous avez créée, celle qui contient le nom des champs. Elle pourra toujours vous resservir pour d'autres occassions, y compris pour d'autres listes d'adresses en changeant simplement le fichier de données.
s'ouvre.
On commence par Créer
le document, ici
des Étiquettes.
Choisissez celle qui correspond aux vôtres dans la boîte de
dialogue 
.
Le cas échéant, en
cliquant sur Nouvel
intitulé, vous pouvez en créer une.
Dans le ,
cliquez sur Lire
les données, puis
Ouvrir
la source de
données, et 
.
Choisir celui qui vous
intéresse.
Dans la nouvelle boîte qui vient de s'ouvrir, choisissez la feuille où se trouvent les adresses.
Pour insérer des champs de fusion,
cliquez sur le bouton à
double flèche bleue pour avoir assez à la liste déroulante des champs,
dans
la fenêtre 
,
cliquez sur Ok
quand vous avez
fini.
Si besoin, il vous reste la possibilité
de modifier les 
.
Cliquez sur l'icône 
pour voir le rendu réel des vos adresses. Vous pouvez vous
déplacer d'un
enregistrement à un autre.
Tout en bas du,
le logiciel vous
propose, dans la zone 
soit, dans l'ordre,
d'imprimer vos planches d'étiquettes, soit d'en faire un nouveau
document. Il
est préférable d'opter pour la deuxième solution qui vous permet une
ultime
vérification, peut éviter de gâcher du papier et vous donne un fichier
que
vous naurez qu'à enregistrer pour la prochaine fois.
Pour éviter de tout refaire à partir de zéro, profitez-en pour enregistrer le document avec les champs de fusion. Il vous resservira.
