Naviguer dans un texte long

Les captures d'écran sont faites sur la version Word 2003 pour PC, mais les informations sont valables pour toutes les versions à partir de 2000.

Un traitement de texte n'est pas fait que pour écrire des lettres ou des textes courts qui pourraient l'être avec bon de nombre de logiciels y compris avec un tableur si on le veut. C'est aussi, voire surtout, un outil très puissant quand on se lance dans des rédactions aux longs cours. Et plus un texte est long, plus il est important de pouvoir atteindre rapidement un emplacement déterminé.

• La barre de défilement verticale
• La fonction de recherche
• Les signets
• Utiliser l'explorateur de documents

La barre de défilement verticale

Elle comporte en bas trois boutons : en cliquant sur les deux doubles flèches on ira, par défaut, à la page suivante ou précédente à l'instar de celles du clavier. Le petit rond au milieu, quant à lui permet de paramétrer autrement le comportement de ces doubles flèches de la barre de défilement.

Un clic sur ce petit rond ouvre un menu qui permet de naviguer dans le document (dans l'ordre) par :

• page
• section
• commentaire
• champ pour un formulaire
• tableau
• image
• titre
• modification si l'outil Suivi des révisions est en fonction.

Et bien évidemment, il permet d'accéder à la fonction de recherche caractérisée par ses jumelles ou la fonction Atteindre. Celle-ci ouvre un choix encore plus important et plus précis de cibles de destination dans un document comme, par exemple des numéros de lignes ou des signets.

La fonction de recherche

C'est probablement la plus connue de toutes les fonctions permettant d'atteindre un endroit précis dans un texte. On y accède soit en cliquant dans le menu Édition/Rechercher, soit par les raccourcis clavier ctrl+F (Windows) et pomme+F (Macintosh, nb : la touche pomme s'appelle aussi la touche option).

Le logiciel atteindra la première occurrence trouvée à partir de l'endroit où on se trouve.

On peut paramétrer cette recherche de façon assez fine en cliquant sur le bouton plus :

• le sens : tous, vers le haut ou vers le bas

• la graphie : le mot entier, strictement comme il a été saisi (en majuscules ou en minuscules).

Les signets

Il s'agit de « liens internes » que l'on peut créer en passant par le menu Insertion/Signets. Lorsque que la case « Signets masqués » n'a pas été cochée, il apparaît sous la forme d'une sorte de i majuscule gris.

Pour atteindre un signet, trois possibilité :

• utiliser la barre de défilement verticale

• aller dans le menu Édition/atteindre

• passer par le raccourci clavier ctrl+B sous Windows, pomme+G pour les Macintosh.

Nb : les noms des signets ne doivent pas comporter d'espaces.

Utiliser l'explorateur de documents

Un document long comporte généralement des titres et des sous-titres. Si ceux-ci sont mis en forme en utilisant des styles ou si ces paragraphes ont un niveau hiérarchique différent du « Corps de texte », menu Format/Paragraphe, lorsque l'on clique sur le bouton  : , un volet s'affiche à gauche de la fenêtre qui permet, en cliquant sur le titre qui nous intéresse, d'arriver directement au texte visé.

Il ne vous reste plus qu'à écrire…

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25 avril 2006

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